电大复习资料 办公室管理

简答题
1．什么是受意？受意有几种？办公室人员应怎样运用受意方法？
受意：是指文员接受和领会上司意图。一种：直接受意另一种：间接受意。文员在受意过程中应注意的事项：——用心倾听、认真记录、弄清意图、及时实施。
2．文员进言是指什么?进言具有什么作用?方法和要求是什么？P36—37
进言:是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝。进言的意义和作用：参谋作用、补缺作用、增进关系作用。进言的方法和要求：⑴适事 ⑵适时 ⑶适地 ⑷适度
3．来信受访的范围包括哪些?受理与处理的程序和基本要求是什么？
(1)受理的范围是:国家机关,主管部门或新闻单位转来的信件;职工,群众直接给机关,单位领导的信件. (1分)
(2)及时拆封.拆封时,不要损坏邮票,邮戳和其他书写内容的地方.对急信,要信,或有过激言语的来信,要处理及时,报告上司,还要以有效方式通告有关单位紧急处理.拆开后在装订时,信纸在前,信封在后,要一并装订. (2分)
(3)认真阅读.把握信中的主要内容,也可用颜色笔为领导标明信中的重点,或在信纸的空白处注明"参阅某卷宗''或"可与前信印证"等.提供领导复信所需要的资料. (2分)
(4)逐项登记.用钢笔将写信人的姓名,职业,单位或住址,写信时间,收发日期,主要内容,要求,收信单位(人)以及承办后的情况,结果和立卷存档号等详细记载,便于统计,查找和催办. (1分)
(5)认真处理.处理信伺:应该按照"分级负责,归口办理"的原则,进行转办,交办或自办.
(2分)
(6)及时复信.复信是取信于职工群众的有效措施,增加职工群众对组织的信任.复信可采取收信人(单位)复信,或承办人(单位)复信两种方式进行. (2分)
4．文员受上司指示，向对方要求约会时应注意哪些要点？决定时间、地点时要注意什么？p170—171
(1)要获得上司的许可；
(2)如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员以确认
(3)要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式(早餐会、午餐会等)、所需要的时间等等；
(4)约定好以后，一定要向上司汇报，并填写在日程安排计划表』：。还应准备约会所需要的文件资料。
(5)星期一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会；
(6)对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会；

(?)公司有重大活动的那一天不宜安排约会；
(8)地点选择对方比较方便的地方，还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。

5．文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？p178—181
（1）有电子提示系统和人工提示系统((2分)