电大办公室管理考试资料

点,或在信纸的空白处注明"参阅某卷宗''或"可与前信印证"等.提供领导复信所需要的资料. (4)逐项登记.用钢笔将写信人的姓名,职业,单位或住址,写信时间,收发日期,主要内容,要求,收信单位(人)以及承办后的情况,结果和立卷存档号等详细记载,便于统计,查找和催办. (5)认真处理.处理信伺:应该按照"分级负责,归口办理"的原则,进行转办,交办或自办.(6)及时复信.复信是取信于职工群众的有效措施,增加职工群众对组织的信任.复信可采取收信人(单位)复信,或承办人(单位)复信两种方式进行.

3．文员受上司指示，向对方要求约会时应注意哪些要点？决定时间、地点时要注意什么？ 答：

(1)要获得上司的许可(2)如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员以确认(3)要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式(早餐会、午餐会等)、所需要的时间等等(4)约定好以后，一定要向上司汇报，并填写在日程安排计划表』：。还应准备约会所需要的文件资料(5)星期一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会(6)对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会(7)公司有重大活动的那一天不宜安排约会(8)地点选择对方比较方便的地方，还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。

4．文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？ 答：（1）有电

子提示系统和人工提示系统（2）电子提示系统的做法:在电脑中设置日程表,报警系统,一周计划以及其他提示事项,（3）文员应该随着情况的变化不断编排和修改输人的信息.人工提示系统的做法:设置基本办公日程表，固定活动日期一览表,使用提示性备忘录(,准备约会表,准备特殊提示卡,准备交往提示文件。

5．文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求？ 答：（1）不要时区报告的适当时

机，最好是在完成被指示工作之时，但也有时要在未完成前作期中报告；如果上司太忙，或报告时间长，要预先约好时间。（2）不要弄错报告对象及顺序，要直接向指示工作的人报告，顺序基本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经过，事先要把要说的事及顺序整理好，一定要简短、扼要、流畅；复杂的报告，内容要按5W2H的原则检查是否有遗漏。 6．办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做，要领有哪些？答：让对方接受自己

的看法而没有勉强的感觉；用语言和态度去打动别人；清楚的知道最想说什么；了解并研究对方的立场和意向；以诚恳的态度为对方着想而发言。

7．单位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些规定？ 答：(1)单位印章,套印章，钢印,领

导人签名章,其他印章；（2）刻制公章有两种情况:一种是由上级主管机关刻制颂发；另一种由法人代表申请,经主管部门批准,公安部门登记后由专门刻制厂刻制；公章一般由指定的文秘人员统一使用,其他印章也应专人专用；加盖公章,是哪一级的公章,须经哪一级的负责人批准,并审核签名；将盖用文件名称,编号,日期,签发人,领用人,盖章人等项详细登记；功日盖印章必须做到用力均匀,使印章端正,完整,不歪斜,更不能颠倒；凡以单位名义发出的公文,信函等都必须加盖单位公章方能有效。

8．按照2000年《国务院行政机关公文处理办法》的规定，国务院规定的行政公文共有几类几

种？ 答：(1)命令(令)；(2)决定；(3)公告 ;通告；(4)通知 、通报；(5)议案；(6)报告；(7)请示；(8)批复 :意见；(9)函；(1 0)会议纪要。

9．公文的完全格式包括哪几项？请写出这些项目。 答：(1)版头,发文字号,印刷顺序号；(2)密

级,紧急程度；(3)签发人姓名；<4)公文标题；<5)主送机关；<6)正文,附件；(7)发文机关,成文日期,机关印章；<8)注释,阅读(发送)范围；<9)主题词；(10)抄送单位,印发说明。 10．文员根据单位需要向外或向内发文，需要经过一系列程序即为发文处理过程。请说明这一

系列过程。答：(1)拟稿.(2)核稿.是指拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实(3)签发.指机关领导人对文稿的最后审定,签字发出(4)编号.已经签发的文件,由文秘人员统一编排发文字号(5)缮印.对已经签发的文件定稿进行誊清,复印或排版印制.(6)校对,指将文件的誊写稿,打印稿或清样按定稿核对校正(7)用印,是指在完成的文件上加盖机关印章.(8)登记(9)分发.指对准备发出的文件:进行分装和发送.

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