最新办公室案例分析题

三：简答题 （8）地点选择对方比较方便的地方，还应考虑约会的礼仪规格、1．文员进言是指什么?进言具有什么作用?方法和要求是什么? 是否需要保密、是否需要就餐等因素。

答案：(1)进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝；

(2)参谋作用； (3)补缺作用； (4)增进关系作用； 9.文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？

(5)适事。紧急的事，重要的事，上司需要知道的事； (6)适时。答案：（1）会议名称； （2）会议记录人的姓名、盖章；（3）考虑时机； (7)适地。看场合； (8)适度。要注意掌握分寸。 时间（开始时间、结束时间）； （4）会议地点； （5）议题； （6）

2．什么是文书的立卷特征?通常可以按照哪几种特征立卷? 主持人、主席； （7）出席者名单；（8）会议的经过情形及结论；

答案： (1) 文秘或档案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷，（9）相关的资料； （10）下次会议预定日期。

称为“立卷特征”； 10.办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做，要领有哪些？

(2)按问题特征立卷； (3)按作者特征立卷； (4)按文种特征立答案：（1）清楚地知道在所说的事项中，最想说什么，以逻辑分析卷； (5)按时间特征立卷； (6)按地区特征立卷； (7)按通讯自己的意向，并对目的、效果、重要性、关联性等，抓住重点； 者特征立卷；(8)在运用六个特征立卷时，需要运用两个或两个以上的（2）说服时，要尽量具体客观，使对方产生了解的动机；

特征组合每一个案卷。 （3） 偶尔也需要引用某些权威人士、专家的意见，或者用图表、

3．来信受访的范围包括哪些?受理与处理的程序和基本要求是什么? 资料、经验谈等等；

答案： (1)受理的范围是：国家机关、主管部门或新闻单位转来的（4） 要具体了解对方的立场和意向，先注意聆听对方所说的话，信件；职工、群众直接给机关、单位领导的信件。 切勿以自己主观的方式进行谈话。要掌握对方不能了解的

(2)及时拆封。拆封时，不要损坏邮票、邮戳和其他书写内容的地地方，努力加以说服；

方。对急信、要信，或有过激言语的来信，要处理及时，报告上司，（5） 主动发问，了解对方的想法，对方有关信息的种类和数量，还要以有效方式通告有关单位紧急处理。拆开后在装订时，信纸在前、以及背景如何等等；

信封在后，要一并装订。 （6） 以诚恳的态度为对方着想而发言，不要使用另对方反感的言

(3)认真阅读。把握信中的主要内容，也可用颜色笔为领导标明信词；

中的重点，或在信纸的空白处注明“参阅某卷宗’’或“可与前信印证”（7）让对方打开心扉，使对方对自己的看法产生兴趣（让对方认等。提供领导复信所需要的资料。 同自己）；

(4)逐项登记。用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信（8）不可伤害对方的自尊心。

时间、收发日期、主要内容、要求、收信单位(人)以及承办后的情况、11.单位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些规定？ 结果和立卷存档号等详细记载，便于统计、查找和催办。 答案 : (1)单位印章、套印章；

(5)认真处理。处理信伺：应该按照“分级负责、归口办理”的原（2）钢印、领导人签名章、其他印章；

则，进行转办、交办或自办。 （3）刻制公章有两种情况；一种是由上级主管机关刻制颁发；

(6)及时复信。复信是取信于职工群众的有效措施，增加职工群众（4）另一种由法人代表申请，经主管部门批准，公安部门登记后由对组织的信任。复信可采取收信人(单位)复信，或承办人(单位)复信专门刻制厂刻制；

两种方式进行。 （5）公章一般由指定的文秘人员统一使用，其他印章也应专人专用；

4．文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求? （6）加盖公章，是哪一级的公章，须经哪一级的负责人批准，并审

答案：(1)不要失去报告的适当时机。报告时机原则上最好是核签名；

在完成被指示工作之时，但有时也要在尚未完成之时先作期中报告。（7）将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项有时因上司太忙，不妨预先约好时间。 详细登记；

(2)不要弄错报告对象及顺序。要直接向指示工作的人(上司)报（8）加盖印章必须做到用力均匀，使印章端正、完整，不歪斜、更告； 不能颠倒；

(3)报告的顺序基本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经（9）凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位公章方能有过，如：“结果是这样，理由有三个，一是 。” 效。

（4）一定要简短、扼要、流畅；

(5)如报告过于复杂，应事先以5W2H的原则检查是否有遗漏； 12.按照2000院行政机关公文处理办法》的规定，国务院规定的行

(6)如果觉得仅仅以口头报告对方，对方不易明了，或者报告项政公文共有几类几种？

目很多时，可以制作“报告备忘录”提出来。 答案: （1）命令（令）； （2）决定； （3）公告；通告；

5．什么是受意?受意有几种?办公室人员应怎样运用受意方法? （4）通知；通报； （5）议案； （6）报告；

答案：(1)受意是文员接受和领会上司意图。 （7）请示； （8）批复；意见； （9）函；

(2)一种是直接受意，另一种是间接受意。 （10）会议纪要。

(3)文员要善于领会上司意图，按上司意图办事。但要防止把上司

酝酿过程中的意图当作上司的授意，把上司的质疑、设问误认为上司

的指示。要做到：备好记录本，记录下指示要点。注意倾听，用心判四、设计题

断指示的用意。必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈1. 小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各种文件柜，储物架、话。如有不同意见，可以公开提出，但要言之有理，并要注意方式、书报架，办公室主任给她配置了带锁的办公桌，电脑，电话机，还给了态度。接受指示后，要不失时机地贯彻实施。 她新的文件架、文具用品盒．各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译

6．公文的完全格式包括哪几项?请写出这些项目。 的资料、公司印章，印盒、墨水，复印纸(2刀)，要求小李整理好办公桌，答案： (1)版头、发文字号、印刷顺序号。 把东西分门别类放置在适当的位置。小李应该怎么做?

(2)密级、紧急程度。 (3)签发人姓名。 (4)公参考答案： 电话放在办公桌左边，便于左手摘机，右手做记录，电文标题。 脑放在右边；新文件夹放需要翻译的资料，在文件夹上贴上相应的标识

(5)主送机关。 (6)正文、附件。 (7)发文条：各种笔、胶水、剪刀、印盒等文具分门别类放在文具用品盒内，参机关、成文日期、机关印章。 考书应该放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屉里；公司印章放人办公

(8)注释、阅读(发送)范围。 (9)主题词。 (10)抄桌带锁的抽屉内；墨水放置在储物架底层，复印纸放在下面几层．

送单位、印发说明．

7.文员根据单位需要向外或向内发文,需要一系列程序即为发文处理2．安徽某企业欲与上海某企业合作，上海以品牌、技术入股，利用过程。请说明这一系列过程。 安徽比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。上海代表团

答案： （1）拟稿； 一行10人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李

（2）核稿；是指以拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实。 作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案？(P121)

（3） 签发；是指机关领导人员对文稿的最后审定、签字发出。 参考答案：（1）接受任务 （2）了解来宾 （3）制订计划 （4）预订宿

（4） 编号；已经签发的文件，由文秘人员统一编排发文字号。 食

（5） 缮印；对已经签发的文件定稿进行誊清、复印或排版印刷。 （5）迎接来宾 （6）商议日程 （7）安排会议 （8）陪同

（6） 校对；指将文件的誊写稿、打印稿或清样按定稿核对校正。 参观

（7） 用印；是指在完成的文件上加盖机关印章。 （9）送别客人 （10）接待小结

（8） 登记； 3．麦格公司为了解新产品的科技含量和市场竞争力，以制定合适的

（9） 分发。指对准备发出的文件进行分装和发送。 价格打入市场，决定召开专家座谈会，对新产品进行评估，办公室人员

8.文员受上司指示，向对方要求约会时应注意哪些要点？决定时应该如何准备和开好这次座谈会?

间地点时要注意什么？ 答案： (1)座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者，能答案： （1）要获得上司的许可； 独立思考、有主见又敢于发表意见者；

（2）如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再怛大会给对(2)座谈会以小型为主，人数以七、／L人为宜；

方的文秘人员以确认； (3)座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合；

（3（要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、(4)主持人负责引导、组织，可不做记录；

方式（早餐会、餐会等）、所需要的时间等等； (5)详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做；

（4）约定好以后，一定要向上司汇报，并填写在日程安排计划(6)座谈会的时间不必严格规定，可长可短；

表上。还应该准备约会所需要的文件资料。 (7)会场应准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。

（5）周一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会； 4．科达公司召开中层干部扩大会议，参加人员为总经理、副总经理 各（6）对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不职能部门的正副经理、办公室正副主任和职工代表等，共46人，会议文要安排约会； 秘人员和其他服务人员4人，会议时间为5小时。参加会议人员月平均

（7）公司有重大活动的那一天不宜安排约会； 工资为2400元，其他收入600元，假设一个月工作30天、一天工作8