广州地铁科技档案的信息化管理

2008年第4期　　　　　　　　　　

科技管理研究　　　　　　　　　　2008No14

ScienceandTechnologyManagementResearch

文章编号:1000-7695(2008)04-0214-02

广州地铁科技档案的信息化管理

舒玲红,陈斗雪

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(11广州地铁运营总部档案情报室,广东广州　510600;

21广东科学技术职业学院广东广州　510640)

摘要:分析广州地铁科技档案信息化管理的建设目标、信息化建设实施要点,指出广州地铁科技档案信息化管理存在的问题,并提出对策。

关键词:地铁档案;信息化;电子文件;电子档案中图分类号:G203文献标识码:A　　1992年12月28日,广州地铁总公司成立。公司拥有资产120多亿元、员工4600多名,担负着广州市快速轨道交通系统的建设及运营管理的重责,发为主的多元化产业。,系列的工程建设档案经营档案、文书档案、地铁建设、运营、维护、。地铁是一个大的联动系统,地铁档案具有涉及专业门类多、部门多、工作阶段多、收集时间长等特点,因此,要想充分管理并利用好地铁各类档案信息,最大限度地发挥地铁档案的作用,就必须加强地铁档案的信息化管理工作,利用先进的计算机和网络技术,实现纸质档案与电子档案的共存。本文重点对广州地铁档案信息化管理工作进行总结和探讨。

,(包括文本、)、健全地铁档案信息化管理标准与规范

地铁项目档案的特点是量大面广,建设周期长。量大是指地铁建设项目从立项、调研、方案论证、可行性研究、征地、拆迁、初步设计、施工设计、机电安装、系统设备调试到工程竣工,将产生大量应归档的文件材料,这些档案材料是今后地铁运营、设备维护、改造及扩建等工作必不可少的依据。面广是指地铁参建单位多,有设计、招投标、设备采购、土建施工、机电安装、监理、质量监督、系统调试等参建单位。各参建单位在档案信息化管理水平上都不尽相同,对业主的信息化要求也不甚了解,这就使得各单位移交给业主的电子档案五花八门,案卷质量难以保证,所移交的数据根本不能导入OA系统。

针对以上特点,广州地铁档案管理部门根据地铁档案的特点及与OA管理接口的特性,并与纸质档案一一对应制订出了一系列档案管理规章制度。比如:《广州市轨道交通工程竣工文件材料编制和移交实施细则》、《广州市地下铁道总公司建设项目电子档案整理移交实施细则》、《广州地铁总公司档案保管期限规定》、《广州地铁总公司档案分类编号大纲》等。这些规章制度具体在以下几方面进行了工作规范:(1)规范了电子档案的组卷工作;(2)强调了电子档案的质量要求;(3)制订了电子档案案卷目录、卷内目录、卷内备考表模板;(4)制定了电子竣工图纸的编制规则、流程及签署规定;(5)规定了各原文的格式如文本文件用Word格式,图像文件用JPG格式或TIF格式,图形文件用DWG格式,电脑效果图、数码照片和扫描文件用JPG格式,多媒体文件用视窗界面DAT格式或MPEG格式,广告级PSD文件和PSW文件必须转换成JPG格式,计算机程序应用通用计算机语言编程,数据库的数据条目、案卷目录、卷内目录、电子文件目录必须采用Excel格式,专用软件产生的电子文件,要附带专用软件一并移交等。

通过制定规章制度及对档案员的培训、指导,使得各参建单位移交的电子档案数据标准得到统一,从而能够方便地导入到广州地铁OA系统中,为电子目录及全文存储与检索的实现打下了良好的工作基础。2004年公司还出巨资,

将一

1　广州地铁档案信息化管理建设目标

广州地铁按照“统一规划、分步实施”的信息化建设原则、总体规划公司的各个管理信息系统。对档案管理系统提出以下具体建设目标:(1)提高档案标准化、规范化水平,推进档案管理自动化建设。(2)根据广州地铁建设实际情况,实事求是地改进工程档案管理体制,提高档案质量。(3)有重点地抓好电子档案数据库建设。(4)重视培养档案管理专业人才。

根据以上目标,广州地铁档案管理部门积极协同地铁信息中心为档案管理信息化进行了大量工作,取得了显著成效。目前,地铁建设一期工程档案管理已顺利通过国家验收,二期建设工程档案正在上报国家验收。

2　广州地铁档案信息化建设实施要点

211　加强宣传工作,强化档案信息化管理意识

最初广州地铁一号线、二号线档案都只停留在纸质档案的管理上,由于承包合同及采购合同上并未要求移交电子档案,因此,参建单位只移交纸质档案,虽然档案管理部门一再强调电子档案的重要性,但未受到足够重视。档案部借助公司信息化建设的有利时机,积极宣传,争取到领导的高度重视和支持,将档案信息化管理工作纳入到各单位工作计划、规划中去,纳入到各部门的岗位职责中去,纳入到承建单位的承包合同及采购合同中去,规定各单位在移交纸质档案的

收稿日期:2007-09-26,修回日期:2007-11-11