北京地铁科技档案自动化管理的尝试

档案学通讯2001年第4期27

北京地铁科技档案自动化管理的尝试

北京地铁设计研究所

曹杰

发展地铁将是解决城市交通问题、促进经济发展的重要举措。但是,地铁是集现代科学为一体的高科技密集型产业,高昂的造价、巨额的运营和维护费用制约了地铁的发展。因此,注重开发新技术,实现科技信息资源共享,利用现有的科技成果,最大限度地降低成本和设备国产化,走适合国情的建设地铁之路,足轻重的作用。北京地铁积累了20建设、运营经验,富。,提高地铁科技档案管理水平,,有助于发挥北京地铁科技档案在地铁建设中的作用。我们在这方面做了一些尝试,敬请专家不吝赐教。

一、实现地铁科技档案自动化管理势在必行

众所周知,科技档案管理正在面临着一场变革。首先,需要存储的科技信息日益增多。信息时代的显著特征就是信息量急剧增加,形成所谓“信息爆炸”。档案数量日益增多与保管档案能力有限的矛盾、档案载体寿命有限和长期保管的矛盾更加突出。其次,新型载体档案日益增多。使用计算机进行辅助研究和设计,产生了大量用人工方法无法管理、识别和利用的电子文件。科研手段和内容的计算机化,科研成果的电子化,推动科技档案管理进入一个新的时代。再次,对科技信息需求日益扩大。经济的高速增长引发了社会对科技信息的需求量日益扩大,同时,还提出了多层次、全方位、多角度利用信息的需求。

北京地铁的科技档案管理也面临着同样的问题。迄今为止,地铁科技档案管理大部分沿用人工管理、纸载体为主的传统档案管理模式。这种管理模式暴露出一些难以解决的问题,主要表现在:(1)科技文件材料的收集。伴随着新技术的不断出现,科研出现了规模不断扩大、专业涉及面广、科技含量高、研制周期较长、多个单位合作等新动向,尤其是科技攻关项目,形成了

数量庞大、内容复杂多样的前期科技文件材料,给收集工作带来相当大的难度。预见性,。(2)(按年度计划归档)与申报各种,造成按计划归档和科研项目获奖后归档时间不同步的困难。(3)科技档案信息的检索。科技档案信息的查询检索停留在手工操作阶段,方法原始,手段落后,内容单一,不能满足用户快速、及时、多层次、全方位、多角度检索利用科技档案信

(4)科技档案信息的利用。息的需求。由于检索方式有

限,通过目录设置的有限条目只能查找到档案的一般表性特征,不能全面提示档案的内容和实质,无法完成快速准确地向用户提供尽可能详细的综合性科技档案信息,更不能有针对性地主动服务。(5)科技档案的鉴定。用常规手工操作,采取保管期限等方法,对多年来形成的大量科技档案科技含量和利用价值的鉴定、筛选、评估进度缓慢。(6)新型载体档案的管理和利用。电子文件以每年20

%的速度增长,加剧了对新型载体

(7)档案统计。档案管理的紧迫性。统计工作是信息反

馈的重要途径。现有的统计方法,在统计内容、质量、

(8)科技档案的借阅。速度等方面都受到很大限制。目

前的档案借阅,不能满足用户对科技信息快速流动和

(9)档案管理体制。调配急需的要求。地铁科技档案实

行二级综合管理体制,存在地铁专业科技信息分散,不能满足用户全面系统地利用地铁科技信息的需求等问题。

要解决这些问题,充分发挥地铁科技档案的作用,出路在于尽快实现真正意义上的科技档案管理的自动化。