女文员应招男的帮忙；如果是女生，女文员可能会使她平静下夹上贴上相应的标识条：（3）各种笔、胶水、剪刀、印盒等文来；如果不行，招一个成熟的女同事来帮忙。（4）骗人的老手。具分门别类放在文具用品盒内，参考书应该放在桌子上面或伸他们介绍的产品或服务价格低得离谱；公司经营时间不长；个手可以拿得到的抽屉里。（4）公司印章放人办公桌带锁的抽屉人或公司没有通信地址，或电话号码有疑问。文员要仔细辨认，内。（5）墨水放置在储物架底层，复印纸放在下面几层。 保护上司和公司的利益。 16. 总经理把保管单位公章和盖卬的任务交给了秘书小

11. 文秘人员经常要代替上司选择礼品，向他人赠送礼品，付，小付应该怎样做？ 在处理这些事情应考虑什么，怎样做? 答：(1)在赠礼前必须搞清赠礼目的，如是为周年庆典、生日、结婚、荣升、乔迁，或是圣诞节、中秋节等；(2)还要清楚赠礼对象身份、爱好、文化背景、性格习惯等；(3)在日历上应该清楚地标明节日活动安排以引起上司的注意。时间如何取决于当地的购物环境。(4)还应熟知以下规则：除非上司有特殊的要求，不必送太昂贵的礼物，只要用心为对方选择适当的礼物即可。(5)要看对方的实际情况选择礼品，做到恰如其分，适合对方。(6)赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下。 (7)如果不是亲自送礼，应该在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片、贺卡。(8)文秘人员应准备一张节日礼物名单，上司可以在上面作一些增减，表示是否同意你提的建议或者提出一些其他的意见、以及标明价格范围。(9)为了避免所送礼物的重复，文秘人员应该为所有接受上司礼物的人做一张卡片记录。 12. 文秘人员如何主持会议？应注意哪些细节？ 答：（1）文秘人员如果在会议上要发言，应先把要讲的内容作一个完整结构的构思，简略记下发言的要点。（2）会议上注意自己的表情和说话的语调，并控制发言的时间。（3）对发言内容加以引导，提醒时间有限。（4）在会上可分配工作任务，认真倾听其他人的意见，不要当众批评某个人。最后作总结，统一认识。（5）要求与会者记笔记，自己做好笔记并把会议纪要的打印件放进文件夹，以作查证。 13. 文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作? 答：(1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。(2)回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。(3)尽快恢复正常工作和生活状态，继续做旅行前未完的工作。(4)把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。(5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢 14. 文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，在准备国内国际旅行时要考虑哪些项目？履行哪些职责？ 答：（1）准备旅行计划和旅行信息，旅行计划表要说明出发和到达地点、是乘飞机还是汽车、火车或轮船，出发和到达的日期及时间、座位情况、旅馆情况。（2）制定约会计划。约会计划表包括：城市名和省州名（如果是国外旅行，写明城市名和国家名），日期和时间，与上司约会的者的姓名、公司和地址，电话号码。（3）为商务洽谈收集资料。（4）觉决定旅行用品。把上司作商务两重性时需要带的用品列出清单。（5）考虑行李问题。通过航空公司出版的两重性计划手册或旅行社代办人信息。为每件行李准备识别标签。（6）安排差旅费。（7）建立旅行--旅馆信息资料库。随时与旅行社联系，建立最新信息充实自己的资料库。（8）办理旅行保险，如意外伤害保险等。15. 小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各种文件柜，储物架、书报架，办公室主任给她配置了带锁的办公桌，电脑，电话机，还给了她新的文件架、文具用品盒．各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译的资料、公司印章，印盒、墨水，复印纸(2刀)，要求小李整理好办公桌，把东西分门别类放置在适当的位置。小李应该怎么做? 答：（1）电话放在办公桌左边，便于左手摘机，右手做记录，电脑放在右边，（2）新文件夹放需要翻译的资料，在文件

答：小付应把印章放在办公室装锁的抽屉或保险箱内，钥

匙内，钥匙随身携带;每次用毕应将印章加锁存放，随印随锁；如因事外出，须经批准交他人代管。加盖单位公章，须经总经理批准，并审核签名；并要将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记。加盖印章必须做到力均匀，使印章端正、完整。 四、简答题 1. 按照2000年《国务院行政机关公文处理办法》的规定，国务院规定的行政公文共有几类几种？ 答：（1）命令（令）； （2）决定； （3）公告；通告；（4）通知；通报； （5）议案；（6）报告；（7）请示；（8）批复；意见；（9）函；（10）会议纪要。 2. 办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做，要领有哪些？ 答：(1) 清楚地知道在所说的事项中，最想说什么，以逻

辑分析自己的意向，并对目的、效果、重要性、关联性等，抓住重点；(2) 说服时，要尽量具体客观，使对方产生了解的动机；(3) 偶尔也需要引用某些权威人士、专家的意见，或者用图表、资料、经验谈等等；(4) 要具体了解对方的立场和意向，先注意聆听对方所说的话，切勿以自己主观的方式进行谈话。要掌握对方不能了解的地方，努力加以说服；(5)主动发问，了解对方的想法，对方有关信息的种类和数量，以及背景如何等等；(6)以诚恳的态度为对方着想而发言，不要使用另对方反感

的言词；(7)让对方打开心扉，使对方对自己的看法产生兴趣（让对方认同自己）；(8)不可伤害对方的自尊心。

3. 单位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些规定？ 答：（1）单位印章、套印章； （2）钢印、领导人签名章、其他印章；（3）刻制公章有两种情况；一种是由上级主管机关刻制颁发；（4）另一种由法人代表申请，经主管部门批准，公安部门登记后由专门刻制厂刻制；（5）公章一般由指定的文秘人员统一使用，其他印章也应专人专用； （6）加盖公章，是哪一级的公章，须经哪一级的负责人批准，并审核签名；（7）

将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记； （8）加盖印章必须做到用力均匀，使印章端正、

完整，不歪斜、更不能颠倒；（9）凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位公章方能有效。 4. 公文的完全格式包括哪几项?请写出这些项目。 答：(1)版头、发文字号、印刷顺序号。(2)密级、紧急程度。 (3)签发人姓名。 (4)公文标题。 (5)主送机关。(6)正文、附件。(7)发文机关、成文日期、机关印章。 (8)注释、阅读(发送)范围。(9)主题词。 (10)抄送单位、印发说明。 5. 来信受访的范围包括哪些?受理与处理的程序和基本要求是什么? 答：(1)受理的范围是：国家机关、主管部门或新闻单位转来的信件；职工、群众直接给机关、单位领导的信件。(2)及时

拆封。拆封时，不要损坏邮票、邮戳和其他书写内容的地方。对急信、要信，或有过激言语的来信，要处理及时，报告上司，还要以有效方式通告有关单位紧急处理。拆开后在装订时，信纸在前、信封在后，要一并装订。(3)认真阅读。把握信中的主要内容，也可用颜色笔为领导标明信中的重点，或在信纸的空白处注明"参阅某卷宗''或"可与前信印证"等。提供领导复信所

需要的资料。