5.2.2 沟通形式： 5.2.3 沟通流转表：

5.3 发送沟通：

5.3.1 发送沟通时应选择适当的沟通方式，保证覆盖所有接受者，并被所有应接受者正确理解；

5.3.2 当沟通可能直接影响其他部门、其他人工作进程、安排和结果时，发送者必须按照5.3.1的规定及时发送沟通； 5.3.3 利用以下时机发送沟通： 5.3.3.1 会议： 5.3.3.1.1 例会：

公司惯例每周或每月主持质量例会，各部门参加。要求参加人员提前5分钟到会，在《会议签到表》上签名，综合部记录并形成《会议纪要》。《会议纪要》在必要时发送相关人员。遇有特殊情况需要调整时，在办公室看板上通知。 5.3.3.1.2 非定期会议：

非定期会议至少应提前4小时通知相关人员，以电话或看板或《会议通知单》形式通知。如遇紧急情况（顾客停线、重大质量问题等），需由总经理或授权人员召开会议。会议参加人员必须提前5分钟到会，在《会议签到表》上签名，办公室记录并形成《会议纪要》。《会议纪要》在必要时发送相关人员。

5.3.3.2 看板：利用看板这一目视管理工具呈现沟通；办公室、办公室、制造管理部均要有一块以上管理看板，管理看板内容最少每月更新1次；

5.3.3.3 文件：将相关的沟通以书面文件的形式进行发布、宣传使接受者能够充分了解发送者的要求； 5.3.3.4 计划书：将经营计划、工作计划发布给执行者，使其充分了解本部门、本人工作目标、项目、 内容和要求；

5.3.3.5 报表、数据表：各部门管理数据、工作项目进行状况，按《数据分析管理办法》，利用报表、数据表进行呈现；

5.3.3.6 沟通联络单：需其他部门、人员协助解决的难点问题、复杂工作任务，由需求部门填写《沟通联络单》，交相关部门会签认可，并在每周工作例会上予以跟踪确认。

5.3.3.7 合理化建议：综合部每月收集员工提交的合理化建议，在周例会上讨论建议的可行性，确定可行的建议，依据《持续改进管理办法》实施改善；

5.3.3.8 电话、传真：利用电话、传真传达沟通；及时传达到相关部门，必须保证当日传真在当日传达到当事人。 5.3.3.9 内部局域网：在电脑上设置共享文件夹，及时得到相关沟通及数据。 5.4 接受沟通：

5.4.1 沟通接受者主动接受通过各种渠道传送的沟通，积极参加会议、查阅文件、阅读看板等； 5.5 协调：