提高工作效率

5S管理

一、提高工作效率的方法

1、合理安排工作空间

避免桌面混乱，东西找不到，每天下班前整理好自己的桌面，把文件和样品分开，处理完的文件或样品归档或归位，把桌子归位才可离开

2、效率低下的文件管理制度

电脑里面的文件管理的杂乱无章会造成信息查找的困难，从而造成大量人力和时间浪费。

比如产品设计部要按时间和产品归类文件夹，电脑桌面不能存放一个个的文件。

建议建立以下文件夹：游戏类/苹果类—充电类/保护类/ (按时间命名所有文件，比如20101102Touch保护壳) 然后再分已完成个案/进行中个案

采购人员：

联系中的供应商/下过单的供应商—报价表/历史订单/其它资料

供应商汇总表，整理出所有供应商的记录，比如：联系方式，历史联系记录(报过价，拜访过，面谈过，调过样)，没进一步合作原因(价格偏高，质量一般，客户没下单，没有好的设计)

业务人员：另见业务培训资料

产品开发人员：

3、未加管制的信息流

由于电子邮件和移动电话等通讯技术的广泛使用，使得工作环境中充斥着新闻、市场信息、垃圾邮件和私人联络。这些外来因素会分散员工的注意力，降低工作效率。

减少工作中分散注意力的信息数量。退订那些你不读的电子邮件杂志，使用电子邮件过滤工具，将私人电子邮件与工作电子邮件分开。在办公室时关掉移动电话。只将电子邮件地址或是移动电话号码告诉相关的人。

4、会议之前的准备工作

开会前各人员必须按开会的主题准备好发言的内容，要讨论的要点

开会之前提前一个小时把要处理的工作先处理好，不能中途离席

开会落实的各项工作要认真做记录，主动会后联系，及时向汇报工作，在下次会议的时候总结

5、干扰

许多小公司的办公室不够宽敞，同事的大声说话、电话铃声、键盘敲击声和开关门的声音都会降低整个办公室的工作效率。

重视工作场所的噪声污染问题并采取措施。将电话铃声调小，关掉音箱，提醒大声喧哗者降低嗓门。用屏风、植物等在开放的办公地点中营造私人空间，减少视觉干扰。

6、利用网络资料共享信息

将日程安排、合同经理和信息数据库通过公司内部网络或英特网进行共享，可以使员工更快更高效地获取信息。例如，利用在线日程安排，项目经理可以很快看到团队中每位成员的时间表，找到合适的开会时间，然后利用在线日程安排程序将开会通知发给每位与会者。而在过去，他就得与每位成员协商，找到合适的时间后再逐个通知。

通过将合同经理和客户数据库进行共享，公司可以为客户提供更高标准的服务。公司的任何员工都可以了解客户基本情况、订货历史记录和联系方式，使他们能够立即满足客户的需求。

7、沟通交流

用面对面的沟通比在QQ打字更清楚，更快，或打内部分机电话。除非传输文件或一些书面表达才用QQ聊天工具。关掉私人QQ，不接受非工作联系人的打扰。实在有事可以在中午休息的时间打电话。