3.4 提高会议效率

高效的召开社团会议可以鼓舞会员的参与热情，否则，会使会员感到你在浪费他们的时间，失去参加会议的兴趣。因此，在召开社团会议时，一定要坚持“在有限的时间内，首先解决核心问题”这一原则。下边是一些需要注意的问题： 通知会议时间、地点和议题

安排会议召开的时间也是有选择的，并不是随随变变定一个时间。会议的时间应该选在大部分人都能参加的时候，一般来说，白天大部分人都有功课要做，会议通常选在晚上，但也不能太晚。如果时间选在周末的话，周日的下午比较合适。（会议的时间最好不要超过1.5小时）。

开会的地点选在比较安静、有适量空间和容易找到的地方，最好是有可以移动的桌椅以便大家围成一圈进行交流。

开会前让大家知道会议的主要议题和本次会议的协调人很重要，它让参会者在参加会议前有机会做些准备。

会议协调人

会议协调人非常重要，他（她）保证会议围绕议题顺利进行。会议协调人的责任是保证会议动态积极地召开，平衡参加会议人员间的发言。协调人要避免会议被某个人主导，协调大家的发言，鼓励每个人都开口说话，也鼓励每个人认真思考和倾听别人的发言。

协调人要观察有无会员被冷落，或者话题偏离主题，协调人自己不应该有许多观点，更不能有太强的表现欲从而支配会议。协调人要想法使害羞的会员开口，使话太多的人有所收敛。

如果一个好的想法、观点被忽略的时候，协调人就要提醒大家重新注意这个问题。如果讨论某个问题陷入了僵局，协调人要提示大家会后分组讨论，接着进行下一个话题。如果有许多人同时举手发言，协调人要记下他们的名字，按顺序让他们发言。如果讨论时，由于观点不同引发争执时，协调人要提醒大家保持冷静，互相尊重。每次开会可以由不同的成员担当会议协调人，让大家感受不同角色的区别，从而为帮助提高会议效率。

会议时间协调人： 负责会议按时开始和结束。

会议记录员

留下参加会议的人的签名，地址和联系方式；把会议上大家的发言和讨论问题的结果记录下来，总结并存档。

扼要的开场白

协调人简单介绍一下出席会议的人员组成、召开这次会议的目的以及会议要解决的主要问题，并做一下自我介绍。