电子商务企业新特征对企业内部控制的影响
电子商务
单据全部数字化、无纸化,传统的手工签章、编码、交叉索引等不再使用,所有的授权和业务纪录通过操作员权限设置、操作日志等体现,其有效性受系统的准确性影响,原有手工环境中可以追踪的审计线索不复存在。
信息与沟通的新要求。电子商务企业现在越来越重视供应链系统的构建,企业的管理理念由“纵向一体化”转向了“横向一体化”、“内视型”转向了“外视型”。供应链的构建使得企业已不再是独立的个体,供应链上的各个节点形成伙伴关系的“虚拟企业”,这对信息与沟通提出了更高的要求,信息的沟通局限于企业内部,大量的沟通对象为企业外部各节点。
监督方式的改变。电子商务的实现,改变了原有的业务流程,内部审计和控制自我评价的内容随之赋予新的内容。借助信息技术,在商务活动中某些监督过程自动完成,这部分监督是否有效,依赖于系统开发的正确性。监督的重点在系统的开发、实施和维护方面。 电子商务企业内部控制体系的构建策略
(一)创建适合电子商务企业的内部控制环境
电子商务企业的组织结构由金字塔式转变为以企业管理层为核心的扁平式结构,内部控制层大大减少。内部控制不再是基于权力的需要,而是基于信息的准确性和企业发展的需求,内外部人员之间平等、动态的进行合作和沟通。这种新的组织结构要求企业最高管理者在加强自觉控制意识的同时转变观念。另外,电子商务企业要求以业务流程为基础进行岗位设置,根据需要确定人员数量,明确各岗位特别是关键岗位的职责,并根据权限的不同进行授权。在选择人员时,建立完善的招聘与选拔方针及操作性程序,对新员工进行企业文化和道德价值观的导向培训,对违反行为准则的任何事项,制订出相应的纪律约束与处罚措施,对业绩良好的员工,制订具有奖励和激励作用的报酬计划,并避免诱发不道德行为,根据阶段性的业绩评估结果,对员工予以晋升、指导以及奖罚。
险评估体系风险是未来的不确定性。电子商务企业风险包括内部风险和外部风险。具体来说有管理风险、业务风险、财务风险、安全风险、技术风险、市场风险、法律风险等,企业在内部控制方面应根据企业发展战略和业务流程确定控制目标,充分利用信息管理系统,全面系统持续地收集相关信息,进行风险评估。吸收专家、各部门专业人员等组成分析团队,采用头脑风暴法、德尔菲法、SWOT分析法、业务流程分析法等,正确识别风险,并从风险发生的可能性和造成的损失两方面进行定性分析,同时运用决策树和期望货币值、蒙特卡罗分析法等进行定量分析,对风险进行排序,将风险分为高、中、低三级,识别主要风险,确定相应的风险承受度,制定应对措施。管理者应避免仅凭个人经验、智慧和偏好去寻找风险应对措施。而应集中群众智慧、听取专家意见,客观冷静地分析、评估风险应对措施,权衡风险与收益,从规避、降低、转移、接受几个方面去选择合适的措施。
(三)运用现代信息技术设立良好的控制活动
企业控制活动贯穿于企业的各个业务流程,是帮助执行管理指令的政策和程序。通过计算机系统用户授权、身份认证制度、系统维护和系统应用人员严格分开等措施,实现不相容职务分离和授权审批控制,明确各岗位办理业务和事项的权限范围、审批程序和相应责任;电子商务系统是电子商务企业运营的关键,系统开发过程中应结合风险评估,将内部控制措施体现出来;数据库资源是电子商务企业的最重要的资源,其安全性至关重要,必须严防被
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